ビジネスチャットツールで業務を効率化しよう
普段仕事でパソコンを使う人、メールで業務連絡する人、スマホでLINEを使いこなしている人に業務を効率化できるビジネスチャットツールを紹介します。現在、様々なビジネスチャットツールが提供されており、その特徴も様々です。まずはよく使われている代表的なツールを紹介したのち、私がメインで使用しているSlack（スラック）を少し掘り下げて紹介します。
代表的なビジネスチャットツール
Slack（スラック）
シンプルで使いやすいデザインとなっており直感的に作業できます。個人同士のチャットだけではなくチーム毎、プロジェクト毎、顧客毎等チャンネル単位でコミュニケーションできます。文字だけではなく音声通話、ビデオ通話も可能です。世界150カ国以上の企業で導入されています。
Chatwork（チャットワーク）
純国産のビジネスチャットツールです。デザインがシンプルで使い勝手が良く、効率的に情報共有が可能です。個別チャット、グループチャットで様々な範囲の人とコミュニケーションできます。タスク管理では期日と担当者を指定できます。
Workplace by Facebook（ワークプレース）
Facebookが提供しているビジネスチャットツール。Facebookにインターフェースが似ているためFacebookユーザーには導入がスムーズです。特徴的な機能としては「ライブ動画配信機能」や「46言語への即時翻訳」があります。
InCircle（インサークル）
国内での利用を前提に開発されており、シンプルで使いやすいデザインが特徴です。AIによるチャットボットや「離職リスク解析」など特徴的な機能も搭載されています。
Zoom（ズーム）
Web会議機能に特化しており、難しい設定が必要なく簡単にPC、スマホ問わずビデオ通話を行えます。ビデオ通話を行いながらのファイル共有・テキストチャットも可能です。
ここからは私がメインで使用しているSlackについて紹介します。チャットをはじめとした、よく使う便利な機能や魅力をいくつか紹介します。
Slack – はじめに
Slackには、無料プランといくつかの有料プランがあります。もちろん有料プランのほうが出来ることは多いのですが、小規模な企業であれば無料プランでもかなり便利に使えます。
簡単にお伝えすると、無料版には下記の制限があります。
無料版Slackの制限
- メッセージを1万件以上保存できない（古いものから消える）
- 連携できる外部サービスは10個まで
- ファイル共有の保存容量が5GBまで
- 音声通話とビデオ通話が1対1でしかできない
プランの詳細はこちらからご確認ください。
また、Slackにはブラウザ版とアプリ版がありますが、ブラウザ版ではできないことがあるので、極力アプリ版をおすすめします。ブラウザ版は自分のデバイスがない出先のPCで確認したい、という時などに使うと良いでしょう。
Slackの特徴
ビジネス向きなチャット＆通話機能
Slackでは1対1や複数人でチャットができますが、特徴的なのが、送信した内容を後から訂正でき、間違った情報や無駄な情報を極力減らすことができます。しかもリアルタイムで書きこみ中や訂正中も相手に作業していることが伝わるので、時間と正確さが大切なビジネスで威力を発揮します。
また、音声通話やビデオ通話ができます。通話は無料プランの場合1対1でしかできませんが、有料プランであれば最大15名まで同時通話が可能になり、画面共有も可能です。オンライン会議もバッチリ。
ファイル共有＆便利なプレビュー
Slackではチャンネル毎にファイルをアップロードでき、チャンネルメンバーは後から簡単に一覧表示して確認ができます。しかもテキストデータやOffice系のファイルなど、様々なファイルを専用のソフトを開かなくてもSlack上でプレビューできてしまいます。これが便利！
マルチデバイス
PCでの使用はもちろん、スマホにも最適化されているので、いつでもどこでも快適にコミュニケーションが取れます。スマホで使えばビジネス版LINEといったところでしょうか。同じアカウントでPCとスマホ同時に使用でき、自動で同期も取ってくれます。
一括検索機能
メールで過去のやり取りを検索することがありますが、量が増えてくると探すのがどんどん大変になります。しかしSlackにはチャンネルをまたいでかんたんに一括で検索できる機能があり、全てのチャンネルからメッセージやファイルなど、目的の情報をすぐに検索することができます。
外部アプリとの連携
Slackはプロジェクト管理ツールやクラウドストレージ、SNSなど豊富な外部のアプリとの連携ができます。例えばGithubと連携してプロジェクトの管理やタスクの通知をしたり、Google Driveと連携してファイルをアップロードしたり、SNSと連携してSlack上でタイムラインを追ったり、スケジュールアプリと連携してカレンダーの予定をSlackでリマインドしたり、色々なことができます。今日の天気を表示するアプリもありますよ。
ぜひ使いたい便利機能
メンション機能
チャンネル内へ発信するが、特定の人へ向けたメッセージであることを知らせる機能です。
もし本人が見ていなかったとしてもチャンネル内の人に伝わるので、情報が漏れることが少なくなります。
「＠」を入力するとチャンネルのメンバー一覧からアカウント名が選択できるので便利です。
下記のメンションがよく使われます。
＠[アカウント名] 特定の相手
＠here Slackがアクティブな人へ向けて
＠channel チャンネルメンバー全員へ向けて
例：＠太郎 例の書類送っておきました。
例：＠here 残ってる人たちでご飯行きませんか？
例：＠channel 明日がプロジェクト締め切りです。頑張りましょう！
リマインダー機能
Slackでは時間を指定して自分やチャンネルのメンバーにメッセージをリマインドする機能があります。例えば大事な会議の直前に自分にリマインドしたり、毎日決まった休憩時間にメンバー全員にリマインドしたりすることができます。
自分にリマインド
/remind me [メッセージ] [リマインド時間指定]
例：自分に13:55に14時からの企画会議をリマインド（1度きり）
/remind me 14時から企画会議 13:55
メンバーにリマインド
/remind ＠[アカウント名] [メッセージ] [リマインド時間指定]
例：太郎くんに1月10日に締め切りをリマインド（1度きり）
/remind ＠太郎 本日締め切りです January 10
チャンネルにリマインド
/remind #[チャンネル名] [メッセージ] [リマインド時間指定]
例：チャンネル「office」に15時におやつタイムをリマインド（平日毎日）
/remind #office おやつタイムですよ～ 15:00 every weekday
この他にも色々な条件をつけてリマインドすることができます。詳しくはこちら
スタンプリアクション機能
通常チャットをしていると、読んだことを相手に伝えるために返事をする必要がありますが、Slackならテキストの下の顔アイコンから好きなスタンプを送ることで実現できます。通常のスタンプと違い、メッセージに対して小さく付き、相手に通知がいかないのがポイントです。
読んだことを伝えるためだけに通知が行ってしまうと、またそのタイミングで相手がそれを確認する作業が発生しますが、それが無くなるのでテキストを打つ必要もなくかなりの時短につながります。
LINEにも読んだら「既読」とつく機能がありますが、ビジネスだと「これはまだ既読にしたくないな」というタイミングもありますので、自分の好きなタイミングで簡単にリアクションできるのがいいところです。自作スタンプも使えるので、人数が多いチャンネルでは自分専用のスタンプでリアクションしても分かり易くなり良いと思います。
メッセージの編集
Slackでは送ったメッセージを右記のようなメニューからメッセージを編集することができます。間違ったメッセージは訂正や削除ができますし、メールのように未読にしたり、重要なメッセージはピン止めしてあとですぐに確認したりリマインドすることができます。
この機能により間違った情報や無駄な情報をタイムラインに残すことなく、必要な情報を見失ったりミスすることを軽減できます。
まとめ
Slackの機能の一部をメインに紹介しましたが、ビジネスでの使いやすさが少しでも伝わったでしょうか。ほかにもテキストの装飾や引用が出来たり、SNSのようにアカウントのアイコンやテーマを変えて楽しく使ったり、細かい通知設定やステータスの変更など、様々なカスタム要素も豊富です。
ビジネス環境やコミュニケーションの形は様々です。ビジネスチャットツールはそれぞれ似ているようにも見えますが、実際に使ってみると使い勝手や特化している部分が違っています。コミュニケーションにおいて何を重視するのか、よく検討してツールを選択しましょう。
- ビジネスチャットツールの導入は自己責任でお願いします。
- 企業でビジネスチャットツールを導入する場合は、企業ごとのセキュリティポリシーに従って検討しましょう。
WEBプログラマー ／ O.K
