メールをもっと快適に
〜｢件名｣と｢SPAMメール｣の注意点〜

2017.10.16

内容が伝わる件名でメールをもっと快適に

今ではなくてはならないメール。でもそこには色々と気をつけなければいけないことも存在する。例えば、件名。メールの件名は、それだけでメールの概要がわかるようにしたい。「ありがとうございます」や「先ほどの件」だけだと送る側はわかっていても、送られた側は別のことを考えているし、なんのことやらと思ってしまう。最悪見てもらえないということも起こりえるので注意したい。

分かりやすく、開封してもらいやすい件名にするうえでのポイント

内容を簡潔に表現する

件名を見て内容を想像できるようにする。できれば読んで理解すると言うよりは、見て一瞬で内容を判断できるものが望ましい。忙しいビジネスパーソンは一日に相当な数のメールを処理しなければならない。相手のことを考えれば、自ずとどんな件名が良いか分かってくるはずだ。

返信期日がある場合は、件名に日時を含める

例：「コンペ参加の可否をお知らせください（期日：0月0日）」
重要用件の期日が迫っている時は明確に教えてあげるのが親切というもの。件名に期日が書いていないと、受信者は優先順位を下げ開封を後回しにした結果、そのまま忘れてしまうということも。

自分なりの規則性を持たせると良い

例：「【お見積】WEBサイトリニューアル」
例：「【ご報告】ポスターデザインのコンペ結果について」
規則性を持たせると件名が整理されて分かりやすくなるうえに、件名を考える作業自体も楽になる。後々のメールの整理もやりやすくなるので是非オススメしたい。

メールでのやり取りを進めていく中で、用件が変わったら件名も変える

お客さまとのメールでのやり取り初期段階の「パンフレットデザイン打ち合わせについて」という件名が、実制作にはいってもそのまま使用されていないだろうか？これではメールを開いてみないと内容を把握できないだけではなく、後々過去のメールを確認しなければならないときに苦労を強いられる。

「緊急」「大至急」などは多用し過ぎると信用を失う可能性あり

本当に重要な期日が迫っている時以外は使わないようにする。単に注目を集めたいだけ、あるいは自分都合で急いで欲しいという目的で使用すべきではない。これは相手に不信感を抱かせたり、不快な思いをさせるだけだ。

更に巧妙になるSPAMメール

メールを使う際に最も気をつけたいのがやはりSPAMメール。手口も文言もどんどん巧妙になってきている。SPAMメールを送信する側も、上記の「開封してもらいやすい件名」で挙げたような工夫をしてくるから厄介だ。
とにかく注意したいのは、知らない相手からのメッセージに書かれているURLや添付ファイルを絶対に開かないということ。フィッシング詐欺の可能性がとっても高い。
それと、日本の友達からの英語のメールやいつもと違う雰囲気の文章、変な日本語の文章。相手が知り合いだと思い込んで安易にURLや添付ファイルを開くことのないようにしましょう。
また、SPAMメールやウイルス対策で見落としがちなのが、社内教育。ウイルスの危険性や対処法など社員1人ひとりの知識と意識の向上が、実は最も大切であり効果的だ。
コンピュータウイルスの感染は、自分だけでなく他人にも被害が広がってしまうこともあります。インターネットを利用するときのルールとしていたちごっこなどと言ってないでセキュリティーソフトの導入は必ずするようにしましょう。これはメールを利用する上での最低限のマナーですね。